Mit nem kérdezhet meg a munkaadó állásinterjún?
Mennyi ideig tárolható az önéletrajz? Hogyan és kit szondáztathatok? Céges buliról készíthetek fotót? Mi legyen a korábbi kolléga email címével? Követhetem GPS-szel a céges autó vezetőjét? Egy sor praktikus kérdést válaszolt meg Dr. Felsőeőri-Paál Gabriella ügyvéd, adatvédelmi tisztviselő a HR Portal “Vigyázz, jönnek az ellenőrök!” konferenciáján.
forrás: https://www.hrportal.hu/hr/mit-nem-kerdezhet-meg-a-munkaado-allasinterjun-20201014.html
Az adatkezelés Magyarországon az EU általános adatvédelmi rendeletével, a GDPR 2018-as bevezetésével és a kilátásba helyezett jókora bírságmaximummal került be a köztudatba, előtte alig foglalkoztak ezzel a munkaadók. Mára érzékenyebb és tudatosabb lett e tekintetben munkaadó és munkavállaló. Mégis továbbra is sok a kérdés, bizonytalanság, mit tehet meg a munkaadó és mit nem.
Dr. Felsőeőri-Paál Gabriella ügyvéd öt alapelvet sorolt fel, ami alapján érdemes munkaadóként a kérdéshez hozzáállni:
1. Jogszerűen és tisztességesen, az érintett számára átlátható módon kezeljük az adatokat,
2. csak meghatározott, egyértelmű és jogszerű célból tegyük,
3. a szükségesre korlátozódjon,
4. pontos és naprakész legyen,
5. csak a szükséges ideig tároljuk ezeket.
Fontos a megfelelő tájékoztatás: ki kezeli, milyen jogalapon, milyen célból, kik az érintettek, milyen adatokat és mennyi ideig kezel és kinek adja tovább.
Nézzünk néhány konkrét kérdést a céges mindennapokból.
1. Mire kell figyelni, ha álláshirdetést adok fel?
A hirdetésből ki kell derülnie az állást meghirdető cég nevének, anonim hirdetést nem lehet publikálni. A jelentkezőnek ugyanis tudnia kell, ki hirdeti meg az állást vagy hová kerül az önéletrajza. A munkaadónak aztán tájékoztatnia kell a pályázókat arról is, hogy adataikat pontosan milyen célból és meddig kezelik. Általában a pályázat elbírálásáig érdemes. Kérhetünk hosszabb időre is hozzájárulást, ám annak is konkrét időpontra kell vonatkoznia.
2. Mi a helyzet a fejvadász cégekkel, akiknek nem szabad vagy nem akarják megbízójuk kilétét nyilvánossá tenni?
Mielőtt a fejvadász cég az álláskereső CV-jét továbbküldi a megbízónak, tájékoztatnia kell a pályázót, hová továbbítja vagy előzetes hozzájárulást kell kérnie tőle. Így elkerülhető az a kellemetlen helyzet, hogy a pályázat jelenlegi főnöke (akitől szabadulna) asztalán landoljon vagy olyan céghez kerüljön, ahol valamilyen okból nem szeretne dolgozni.
3. Mit nem kérdezhetek meg és nem rögzíthetek állásinterjún?
Munkaadóként nem lehet rákérdezni a családi életre, a tervezett gyermekvállalásra, az anyagi helyzetre, a korábbi jövedelemre, a lakáshelyzetre, a dohányzásra. Sőt, elvileg a lakóhely sem kérdezhető meg. Ha a cégnek utóbbi azért fontos, hogy mekkora költségtérítést venne igénybe a munkába járáshoz, akkor erre kérdezzen rá, ne a lakóhelyére, főleg ne a bejelentett lakcímére.
4. Lehet-e ujjlenyomatos beléptető rendszert telepíteni?
Nem, mert az ujjlenyomat különleges, biometrikus adat és a munkaadónak semmi köze a munkavállaló ujjlenyomatához. A NAIH (a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság) ellenőrzés esetén milliós bírságot szabhat ki, ha a cég több száz ujjlenyomatot tárol illegálisan. Sokkal előnyösebb, ha a cég a kártyás rendszerhez tartja magát. Ha attól tart, hogy a munkavállaló elveszíti vagy otthon hagyja a kártyáját, akkor azt lehet szankcionálni.
5. Belenézhet-e a munkaadó a cég telephelyéről távozó munkavállaló autójába vagy táskájába?
Nem, mert a benne lévő tárgyak személyes adatnak minősülnek. Nem lehet megalázó helyzetbe hozni a munkavállalót és több így személyes adatához hozzájutni. Megoldás lehet szerelőcsarnok bejáratánál a fémdetektoros kapu felállítása. Ha csipog, akkor ellenőrizhető a ruházat. Ha megtagadja a munkavállaló, akkor a munkaadó rendőrt hívhat vagy munkaügyi szankciót kezdeményezhet vele szemben.
6. Mikor lehet szondáztatni a munkavállalókat?
Ha valakit ellenőrizni akarunk, akkor legyen indokolt és határozzuk meg azokat a munkaköröket, amelyekben ezt alkalmazzuk. Minden dolgozót vagy véletlenszerűen néhányakat nem lehet, csak ha valakinél azt gyanítjuk vagy látható jelei vannak. Ha valaki ittasnak tűnően érkezik munkára, ne is engedjük be az üzem területére. Ha szondáztatunk, azt minden esetben hiteles eszközzel tegyük, és vegyünk fel erről jegyzőkönyvet. Ha nem egyezik bele, akkor munkaügyi szankciót foganatosíthatunk vele szemben.
7. Készíthetek-e céges buliról fotókat?
Csak az ott levők hozzájárulásával. Kis kreativitással ezt könnyen kezelhetjük. Például húzzunk egy csíkot a táncparketten és jelezzük, hol készülnek felvételek és hol nem. Vagy kitűzőt tehet fel, aki szeretne a céges fotókon szerepelni, és a fotós ezt figyelembe veszi a képek készítésénél. Céges rendezvényen felcímkézhetjük azokat a székeket, amelyek benne lesznek a videófelvételben vagy a moderátor jelezheti, ki, hol foglaljon helyet, ha nem szeretné, hogy felvétel készüljön róla.
8. Mikor lehet erkölcsi bizonyítványt kérni?
Erkölcsi bizonyítványt másolni nem lehet, kizárólag bemutatása kérhető, ám csak korlátozott esetben. Ha a) a munkáltató jelentős vagyoni érdeke, b) törvény által védett titok, vagy c) lőfegyver, lőszer, robbanóanyag őrzéséhez, mérgező vagy veszélyes vegyi vagy biológiai anyagok őrzéséhez, a nukleáris anyagok őrzéséhez fűződő törvény által védett érdeksérelmének veszélyével járna. Dr. Felsőeőri-Paál Gabriella szerint bolti pénztárosi, árufeltöltő, kamionsofőr munkakörhöz nem kérhető erkölcsi bizonyítvány. Az ügyvéd szerint egyébként az erkölcsi bizonyítvány megléte sok mindent nem bizonyít. A felfüggesztett szabadságvesztésre előzetes mentesítés kérhető. A pénzbüntetés, a járművezetéstől való eltiltás, a közérdekű munka, a megrovás, a próbára bocsátás sem szerepel benne.
9. Lehet-e fénymásolni, lefényképezni személyi igazolványt, lakcímkártyát?
Nem, csak a szükséges adatokat írhatjuk le vagy megkérhetjük a munkavállalót, hogy töltse ki nyomtatványunkat a megfelelő adatokkal. A munkavállaló csúnya írása nem jogalap arra, hogy lemásoljuk a dokumentumot. Ha nagyon kell másolni, akkor takarjuk ki a fényképet és minden olyan információt, ami nem szükséges.
10. Lehet-e egy kártyával a beléptetést végezni és egyben a munkaidő-nyilvántartást vezetni?
Csak abban az esetben, ha a cég a munkavállalót mindkét célról tájékoztatja.
11. Aggályos-e egy irodaház recepcióján a belépők adatait rögzíteni?
Akkor igen, ha a későbbi belépők látják, hogy korábban kik keresték fel az irodaházat, kihez és mikor érkeztek. Csak úgy jogszerű, a portás kitakarja a korábban belépők adatait. Az ügyvéd szerint ezzel eddig senki sem foglalkozott, pedig aggályos és üzleti kár is származhat belőle.
12. Mi legyen a cégtől távozó munkavállaló email címével és az odaérkező levelekkel?
Hiába a munkáltató tulajdona a tárhely és a mailcím, a személynév@cégnév.hu formátumú email cím személyes adat. A korábbi munkavállaló fiókját zárolni kell, az emailek nem nyithatóak meg, „visszapattanó e-mailt” kell küldeni a feladónak, melyben megüzenhetjük, hogy a jövőben milyen címre várjuk a küldő emailjeit. Mindez nem vonatkozik a info@, információ@, recepcio@ és hasonló email címekre.
13. Megfigyelhetem GPS-koordináták alapján, hol jár a sofőröm?
Tegyük fel a kérdést, hogy feltétlenül szükséges-e ez, nem tudom-e más módon megoldani? Ha nem, akkor, az ellenőrzés csak munkaidőben történhet. Ha a cég tiltja a magán célú használatot, akkor sem lehet ellenőrizni a munkaidőn kívüli mozgást. Nagy értékű tehergépjárművek, rakományok követése lehet jogos cél, nem a munkavállalók mozgásának követése. Ha engedélyezett a magán célú használat, akkor a rendszernek kikapcsolhatónak kell lennie.
14. Miként alkalmazható kamerarendszer?
Cél lehet a vagyon-, az emberi egészség védelme, az engedély nélkül belépők azonosítása, a bekövetkező rendkívüli események utólagos vizsgálatának elősegítése. Csak képet rögzítsünk, legyen előtte alapos tájékoztatás, kameraszabályzat (hol, mennyi, látószög ki jogosult megtekinteni), a felvétel megőrzésének időtartama, a jogalap. Az egyes munkavállaló illetve a munkavégzés megtekintése tilos. Nem figyelhető meg a munkaközi szünet és az ennek eltöltésére szolgáló helyiségek sem (konyha, ebédlő, mosdó, öltöző, dohányzásra kijelölt hely).
15. Hogyan ellenőrizhetőek a munkavállaló által használt céges informatikai eszközök? (laptop, okostelefon)
Az ellenőrzés előtt tájékoztatni kell a munkavállalót arról, hogy milyen munkáltatói érdek miatt kerül sor az ellenőrzésre, ki végezheti az ellenőrzést, – milyen szabályok szerint, mi az eljárás menete, – milyen jogai és jogorvoslati lehetőségei vannak az e-mail fiók ellenőrzésével együtt járó adatkezeléssel kapcsolatban.
A munkavállaló jelen lehet az ellenőrzésnél.
Ajánlott, hogy a munkáltató részéről jelen legyen az adatvédelemért felelős és IT-s munkavállaló.
A fokozatosság elvét kell követni: feladó, email tárgya, csatolmány elnevezése, kiterjesztése, terjedelme, email felépítése pl. hány karakter.
Fontos jegyzőkönyv készítése
Munkaviszony megszűnése vagy az eszköz visszaadása esetén fel kell szólítani a munkavállalót, hogy a személyes adatokat haladéktalanul törölje és ha szeretné, azokat mentse le magának.
további, a témához kapcsolódó cikkek:
